Desde hace ya unos años, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) se han convertido en una de las plataformas ideales para gestionar de forma eficiente cualquier empresa. Un sistema con el que muchos empresarios y emprendedores le están sacando el máximo partido a su negocio. Precisamente, en esta guia sobre los softwares erp vamos a poder conocer algunos de los detalles más fundamentales de este sistema.

Qué es un sistema ERP y cómo funciona

La definición literal de un ERP viene a decir que se trata de un sistema de planificación de recursos empresariales. Dicho de otro modo, el ERP es quien se encarga de integrar la gestión de los diferentes departamentos de una empresa, independientemente de si estos se encuentran en un mismo espacio físico o no.

Por tanto, un sistema ERP lo que hace es aglutinar todos los procesos de una empresa en uno solo. Para entenderlo mejor, podemos poner el siguiente ejemplo: si en un negocio se realiza la venta de un producto, gracias al sistema ERP se restará dicho producto del stock del almacén, se generará una factura que se pasará a contabilidad y se añadirá la información en los datos del cliente.

Con este ejemplo lo que podemos ver es que la implantación de un sistema ERP en una empresa va a suponer, en primer lugar, un gran ahorro de trabajo y costes para la compañía. Además, la información estará conectada para que usuarios de diferentes plataformas de la empresa tengan acceso a la base de datos común.

Esto proceso lo que hace, en síntesis, es mejorar la capacidad de gestión y colaboración entre los distintos operarios, departamentos y/o equipos de organización de una empresa. Ni que decir tiene que todo esto se traducirá en una mayor productividad, ya que al ahorro de tiempo se le une una mayor agilidad en las gestiones rutinarias.

A su vez, hay otros aspectos a destacar sobre lo que puede suponer la implantación de un sistema ERP en una empresa:

• Facilitar el acceso a los datos de la empresa
• Ofrecer información exacta en tiempo real
• Controlar pedidos de material en función de las ventas previstas o las expectativas fijadas
• Disponer de un depósito central de información procedente de todos los departamentos
• Proporcionar un método de análisis más eficaz al centralizar la información
• Controlar en todo momento cómo marcha el negocio

Tipos de software ERP

Antes de implantar un sistema ERP, es necesario que la empresa haga un pequeño estudio para conocer cuál es el que mejor se adapta a sus necesidades. Y decimos esto porque en la actualidad nos podemos encontrar con hasta dos tipos de software ERP:

• ERP a medida: software especialmente diseñado para la empresa en cuestión
• ERP estándar o modular: programa prediseñado al que se le hacen diferentes modificaciones en base a las necesidades de cada usuario

Dentro del software ERP modular podemos encontrar a su vez aquellos sistemas que están especializados en un sector determinado, o los generales y que deben ser adaptados en función de cada negocio.

Es evidente que tanto en uno como en otro tipo de software ERP hay diferencias importantes y que saltan a la vista.

No obstante, hay que señalar que el software ERP modular suele ser el sistema por el que apuestan la mayoría de empresas. Sobre todo porque la adaptación es muy completa, requiere de un proceso de instalación menor y, en definitiva, es mucho más económico que el ERP a medida.

Ventajas de implantar un software ERP en la empresa

Por último, solo nos quedaría resaltar las ventajas y beneficios que supondría implantar un software ERP en la empresa.

Muchas de estas ventajas ya las hemos ido viendo y mencionando anteriormente, mientras que otras casi que las damos por supuestas. Por ejemplo, un sistema de este tipo, a pesar de la inversión inicial que hay que llevar a cabo, va a suponer para la empresa un ahorro económico a largo plazo.

Por otro lado, hay que hablar también de su grado de personalización, ya que se puede adaptar fácilmente a cualquier negocio, y la mejora que se producirá en la comunicación interna de los empleados. Esto repercutirá muy positivamente en el rendimiento, la productividad y la fluidez en la jornada laboral.

Paralelamente a esto, un sistema ERP también posibilitará una mejor relación con los clientes, al reducir los tiempos de respuesta, y un seguimiento más eficaz del producto en todo momento, ya que, entre otras cosas, lo haremos a tiempo real.

En definitiva, no es de extrañar que la gran mayoría de empresas y pymes de nuestro país estén apostando desde hace unos años por la implantación de un software ERP. Las ventajas y beneficios que reporta son múltiples, adaptándose a cualquier nicho de mercado y gestionando todos los procesos de la manera más rápida y eficaz.

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