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Iniciador Burgos 2012 (I)

Iniciador Burgos 2012 (I)

Durante este año, Iniciador se ha consolidado como el evento de networking para emprendedores de referencia en Burgos. Si te perdiste alguno de los acontecidos en 2011 o te apetece recordar los ponentes que nos acompañaron, puedes ver mi resumen de 2011. Hablando ya del año 2012, se han celebrado siete eventos, resumiendo en este primer post los cuatro primeros:

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Diez claves para que tu evento sea perfecto (y II)

 

Continuando con la serie de consejos para un evento perfecto, van los cinco siguientes:

6.- Backchannel.
Si hay un detalle que ha cambiado el comportamiento de los asistentes a un evento, es el backchannel. Se trata de algo tan sencillo como colocar una pantalla lateral que muestra en tiempo real los comentarios del evento en Twitter bajo la etiqueta creada. Hay varias herramientas que te ayudan a crear el backchannel y el evento ganará: interacción entre asistentes, ponentes, organizadores y seguidores tuiteros; visibilidad on line y posicionamiento SEO; debates y preguntas en directo; análisis de la satisfacción de manera instantánea…

7.- Streaming.
Contar con un servicio de videocasting es fundamental si se desea tener un gran impacto. Hoy en día el coste del streaming es bastante asequible sobre todo si se relaciona con la relevancia y visibilidad que aporta. Además, la posibilidad de colgar el evento en plataformas como YouTube es otro punto a tener en cuenta.

8.- Pausas.
Planificar descansos de diez minutos cada dos horas es lo normal. Es el tiempo necesario para un café, un cigarrito, una llamada, o estirar las piernas… Además, si hay varios ponentes se debe dejar un breve margen entre ellos, para que se acomoden, prueben sus presentaciones, etc.

9.- Networking.
Si tras el preceptivo turno de ruegos y preguntas se organiza un coffee break, aperitivo, catering o similar (basta con unas cañas y refrescos) se conseguirá conectar a los asistentes y generar un networking activo. Si el ponente se queda, el éxito está asegurado. Es importante que se celebre en el mismo lugar para no perder asistentes.

10.- Post evento.
Tan importante como organizar un evento es el análisis de sus resultados a posteriori. Se necesita articular procedimientos para el seguimiento y medición de la satisfacción de asistentes y ponentes. En los puntos anteriores hemos visto varias herramientas (etiqueta de Twitter y backchannel) que nos ayudan a conocer la opinión de los participantes, pero hay tres fundamentales: encuestas, votaciones y debates. Si el evento cuenta con un grupo en LinkedIn es muy interesante abrir un debate sobre las conclusiones del acto: los asistentes suelen participar activamente para alargar el networking y conseguir visibilidad. Las encuestas tienen el inconveniente del escaso índice de respuesta: generalmente encontramos opiniones extremas, ya que solo contestan los insatisfechos y los súper satisfechos. Las votaciones suelen ser más dinámicas: en Iniciador Burgos seleccionamos varias frases del ponente y lanzamos la elección de la mejor. Hay más alternativas tan válidas como las anteriores, pero algo hay que hacer, porque si se puede medir, se puede mejorar.

10+1.- App para dispositivos móviles.
En cualquier acto vemos a los asistentes con sus smartphones y tabletas escribiendo notas, tuiteando o haciendo fotos. En definitiva, exprimiendo sus recursos para conseguir notoriedad, posicionamiento o recordar lo mejor del evento. Crear una App para dispositivos móviles es una forma de diferenciarse y de dar un valor añadido a ponentes, patrocinadores, inscritos… Algunas como LifList se basan en una plataforma web para crear la propia App del evento.

No he entrado a valorar la convocatoria y su difusión, y seguro que además me he dejado algún punto clave que estaré encantado de añadir. ¿Qué echas en falta cuando asistes a eventos?

Enlace corto para compartir: http://bit.ly/10clavesII

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Diez claves para que tu evento sea perfecto (I)

Cada vez asistimos a más actos: ponencias, charlas, presentaciones, jornadas, galas…y la organización de algunas es excelente, mientras que otras dejan mucho que desear. En base a mi experiencia como asistente y como organizador, comparto diez claves, cinco en esta primera parte, para que un evento sea perfecto.

1.- El lugar.
Elegir el sitio que acoge un evento es como decidir la localización de un negocio: un alto porcentaje de éxito se consigue con una buena decisión. Lugar accesible a pie y en coche (parking cercano), capacidad suficiente para la previsión de asistencia (no hay nada más triste que ver 20 personas en un salón de actos para 250), asientos cómodos y con tomas de corriente para portátiles, smartphones y tablets, buena acústica y correcta iluminación, son las características que garantizan una buena elección.

2.- Inscripción previa.
Aunque parezca una obviedad, todo evento debe tener un proceso de registro. De esta forma, los organizadores conocerán el número de asistentes y su perfil (clave para el posterior seguimiento y fidelización), así como la adecuación y la capacidad del lugar previsto. El proceso de inscripción debe de ser sencillo y rápido. Hay muchos servicios on-line, pero Ticketea destaca por ser completo, justo (si tu evento es gratis, los servicios de Ticketea también) y sencillo. Además permite la impresión de acreditaciones, o su uso como e-tickets a través de la app CheckPoint para dispositivos iOs.

3.- Acreditaciones XXL.
Si el momento clave del evento es el networking, identificar a las personas será más sencillo con acreditaciones tamaño XXL. Junto al nombre y empresa, se puede añadir los perfiles en Twitter o LinkedIn para mantener el contacto post evento. La cartulina con un imperdible no sirve salvo como recurso de emergencia.

4.- Zona lounge.
La zona de relax es imprescindible si el evento dura más de tres horas. Debe disponer de unos sofás o pufs cómodos (en Pufmanía los personalizan con el logo del evento o empresa), tomas de corriente eléctrica (a menudo se ocupa la zona lounge para cargar el smartphone y realizar alguna llamada), algo dulce (para cargar las otras baterías, las nuestras) y música chill out. Si además se dispone de una pantalla para seguir el evento, mejor.

5.- Conexión wifi gratuita.
En el mundo de los smartphones y las tablets, asistir a un evento sin conectividad es uno de los fallos más comunes hoy en día. Ofrecer una conexión estable y con el ancho de banda suficiente es lo mínimo que se pide. La contraseña puede ser el propio nombre del evento para evitar confusiones y asegurarnos que al acabar el mismo se elimina el acceso a esa red.

Continuará…

Enlace corto para compartir: http://bit.ly/10clavesI

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Fui becario antes que empresario. Enredado en lo virtual y enredando en la vida real.